1) Qual o meio e o prazo para envio da frequência do Colegiado à Progepe?

A frequência deverá ser informada através de Ofício, conforme o MODELO DE OFÍCIO disponibilizado pela Progepe, e enviada por meio do sistema SIPAC à unidade Divisão de Benefício (11.01.02.91.04.01) até o 5º dia útil do mês subsequente.

2) Houve mudança no procedimento para envio das ocorrências de faltas dos docentes à Progepe? Qual o sentido do novo modelo de Ofício para encaminhamento dessas informações, o que mudou?

Não houve mudança, o procedimento é o mesmo que vem sendo praticado há anos (clique AQUI para visualizar o modelo anterior e compará-lo com o atual). A atualização foi apenas no corpo do Ofício no sentido de eliminar informações desnecessárias/excessivas (foi retirada a coluna de observações e de jornada do modelo anterior, sendo dispensado o envio à Progepe das informações relacionadas aos afastamentos legais).

Com isso, espera-se: a simplificação do processo de elaboração do ofício pelo colegiado, com foco nas informações essenciais, como faltas e atrasos injustificados e/ou não compensados, em exato cumprimento à legislação vigente; redução do risco de erros e inconsistências que poderiam surgir de informações contraditórias; eliminação de observações desnecessárias sobre afastamentos legais; agilidade na conferência pela Progepe, com verificação mais eficiente da documentação; maior confiabilidade e precisão nas informações comunicadas; e melhoria da eficiência geral do processo de comunicação. 

3) Quando um docente estiver legalmente afastado (doutorado, férias, licença gestante, etc.) durante o mês inteiro, O NOME deve ser retirado do ofício?

Não. Sugere-se não retirar e orienta-se que todos os docentes em exercício no colegiado durante o mês em questão tenham seus nomes citados na tabela do Ofício, inclusive aqueles que estiveram legalmente afastados durante parte ou todo o mês. O que não existe mais é a necessidade de mencionar o tipo e o período do afastamento legal de cada docente, por isso o novo modelo de frequência não possui mais um campo destinado a essas observações.

Mantendo os nomes de todos no ofício, pretende-se evitar constantes revisões e alterações, pela coordenação, para exclusão e reinclusão de nomes  em razão de eventuais afastamentos legais. 

4) Considerando que a recomendação é citar os nomes de todos os docentes em exercício no colegiado (vide pergunta 3) , ainda é necessário especificar os afastamentos legais de alguma forma?

Não é necessário especificar os afastamentos legais dos docentes na tabela do Ofício mensal de frequência à Progepe, uma vez que essas ocorrências já constam registradas em sistema próprio para esse fim. No entanto, é imprescindível que os professores cumpram o dever de informar os seus afastamentos do serviço pelos meios estabelecidos pela Instituição, a fim de garantir o devido registro, e que a coordenação do curso acompanhe e controle essas situações. Tais responsabilidades seguem inalteradas. 

5) Considerando que o colegiado adote o recebimento de declarações de comparecimento como método de controle interno e que alguns docentes não cumpram essa prática em determinado mês, ainda assim todos deverão ser incluídos no Ofício de frequência mensal à Progepe?

A coordenação do colegiado é responsável por estabelecer procedimentos claros de controle de ausências, realizar verificações e garantir que apenas informações precisas e verídicas sejam comunicadas à Progepe. Se alguns professores não enviaram as declarações de comparecimento solicitadas no âmbito do colegiado, a coordenação deve decidir quais nomes serão incluídos no Ofício de frequência ou ajustar o texto do Ofício para que fique coerente à realidade. É importante ressaltar que faltas e atrasos injustificados devem ser notificados para desconto em folha de pagamento.

6) O nome do coordenador de curso deve ser incluído na tabela, mesmo sendo o assinante do Ofício?

Sim, o nome do coordenador de curso em exercício deve constar na relação. Recomenda-se que o ofício seja assinado pelo coordenador de curso e pelo vice-coordenador. Quando este atuar como titular nas ausências legais daquele, ou se o colegiado não tiver vice-coordenador, o decano deve assinar. 

7) Se um professor deixar de dar uma aula no mês atual, mas alinhar para repô-la no próximo mês, deve ser considerado como falta na tabela do ofício de frequência desse mês?

Não. Casos assim não devem ser considerados como falta, pois há um planejamento para a compensação. No entanto, se o professor não repuser a aula dentro do prazo estabelecido, o Colegiado deve registrar como falta não compensada.

8) As ausências de professores em reuniões do colegiado devem ser informadas para desconto em folha de pagamento?

As ausências injustificadas dos professores em reuniões do colegiado devem ser reportadas para desconto em folha de pagamento, observado o fluxo de controle de faltas estabelecido no Regimento Geral da Universidade Federal do Vale do São Francisco (UNIVASF), datado de 05 de maio de 2017, ou conforme estipulado no regimento interno do colegiado acadêmico que esteja em vigor e aprovado pela Reitoria. Sendo o caso, deve-se fornecer o motivo, a quantidade de horas de ausência injustificada e a data para aplicação do desconto proporcional.

9) Os professores com cargo/função administrativos em outra unidade da Instituição devem ser incluídos na tabela?

Os docentes com designação administrativa em outra unidade de exercício devem ter sua frequência informada normalmente caso continuem cumprindo alguma atividade/carga horária junto ao colegiado. O professor que esteja totalmente afastado das atribuições junto ao seu colegiado devido a cargo administrativo (ex.: Reitor, Pró-Reitor) deverá ter seu nome retirado da tabela do anexo 1 do Ofício enquanto durar a designação, sendo recomendável fazer a menção desses casos em um parágrafo adicional no texto do Ofício. Vale ressaltar que, tão logo o referido professor retorne às atividades junto ao colegiado, o seu nome deverá ser informado na tabela do Ofício para fins de comunicação da frequência. 

10) Podem ser feitas adaptações no modelo de Ofício de frequência disponibilizado pela Progepe?

Sim, afinal, trata-se de um modelo. Todavia, a Progepe recomenda não alterar a estrutura da tabela do anexo 1 do Ofício e solicita o apoio dos colegiados na adoção do modelo disponibilizado, resguardadas as adaptações necessárias frente às particularidades de cada um, a fim de garantir a padronização do documento e a precisão das informações. 

11) Quais são os procedimentos para registrar os afastamentos legais?

Todo servidor público deve comunicar suas ausências à chefia e ao órgão. No que tange aos afastamentos legais, os meios e trâmites para registrá-los variam de acordo com o tipo de afastamento. As férias, por exemplo, devem ser programadas exclusivamente pelo SIGRH e homologadas pelo coordenador do curso no prazo previsto em calendário do sistema. Os atestados médicos (recepcionados pelo SIASS), licenças paternidade e gestante, casamento, doação de sangue, participação em júri, falecimento de familiar, entre outras, devem ser registradas via SouGov.br, além da comunicação à coordenação do curso para acompanhamento e controle. Para afastamentos destinados à capacitação, orienta-se seguir as instruções da Comissão Permanente de Pessoal Docente - CPPD. Dúvidas sobre outros afastamentos não mencionados podem ser esclarecidas consultando a Progepe.

12) Como a coordenação deve informar na frequência caso um professor solicite exoneração ou vacância e se ausente do serviço durante o tempo de trâmite até a finalização do procedimento (emissão de Portaria)?

Nessa situação, o colegiado deve acrescentar um parágrafo no texto do Ofício para informar que o servidor está ausente a partir de determinada data em razão da abertura de processo, esclarecendo qual é o caso (exoneração, vacância ou outra situação). É possível que o trâmite processual atrase por ausência de documentação a ser apresentada pelo próprio servidor ou que demande mais tempo para análise em alguns setores. De toda forma, é necessário orientar os docentes que se encarreguem de instruir corretamente o processo e providenciar os encaminhamentos necessários antes de se ausentar do serviço, não sendo suficiente a mera comunicação à coordenação ou em reunião do colegiado. 

Fundamentação Legal:

https://legis.sigepe.gov.br/legis/detalhar/15016;

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/d1867.htm

Acesso o modelo atualizado de frequência a ser adotado pelos colegiados para o envio mensal à Progepe clicando AQUI.

Outras dúvidas também podem ser encaminhadas ao Departamento de Administração de Pessoas - DAP para o e-mail beneficios.progepe@univasf.edu.br.