Diariamente, documentos acadêmicos de dezenas de estudantes de graduação da Universidade Federal do Vale do São Francisco (Univasf) são digitalizados em quatro estações com scanner e computador, num trabalho que envolve oito pessoas, entre servidores, funcionários terceirizados e estagiários da Secretaria de Registro e Controle Acadêmico (SRCA) e da Seção de Arquivo Geral, vinculada ao Protocolo Central. O material é armazenado em servidor específico destinado à guarda segura do acervo. Esse processo integra o projeto da Secretaria Acadêmica Digital da Univasf, que viabilizará a implantação do sistema de gerenciamento de documentos acadêmicos digitais e a emissão do diploma digital dos egressos dos cursos de graduação.

Serão digitalizados 25 mil dossiês, que são conjuntos de documentos dos estudantes, possibilitando aos discentes o acesso rápido a todos os seus documentos acadêmicos. Inicialmente, serão digitalizados aproximadamente cinco mil dossiês, com o objetivo de atender a Portaria do Ministério da Educação (MEC) Nº 554/2019, que torna obrigatória a expedição do diploma digital, e o Decreto Nº 10.332/2020 do governo federal, que visa regular a transformação por meio de tecnologias digitais, pautada em princípios que buscam oferecer serviços acessíveis aos cidadãos.

O projeto de Secretária Acadêmica Digital, que começou no último mês de setembro e ocorre em escalas pré-definidas em cumprimento às normas de distanciamento em virtude da Covid-19, conta com apoio do Gabinete da Reitoria, da Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (Propladi) e da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) da Universidade. A transformação digital teve início pelo acervo acadêmico dos discentes de graduação, seguindo os caminhos da gestão de documentos e poderá servir como modelo para os demais setores da Instituição. O procedimento de digitalização respeitará as seguintes etapas: diagnóstico situacional do acervo; higienização, avaliação, classificação documental e a digitalização, que consiste na conversão do acervo físico, em papel, para o meio digital.

Coordenado pelas servidoras da SRCA Samara Andrade, secretária de Registro e Controle Acadêmico, e Keylha Hüller, diretora de Administração e Registro Acadêmico; e pela servidora Larissa Albuquerque, arquivista da Seção de Arquivo Geral, o projeto também visa à modernização da SRCA e dos Serviços de Informação ao Cidadão (SICs). A transformação digital trará outros benefícios para a comunidade acadêmica, como maior agilidade na emissão de documentos e a otimização do espaço físico dos setores envolvidos com o armazenamento de documentos na Universidade.