A partir do dia 18 de junho, a Univasf adotará um novo módulo de tramitação de documentos e processos eletrônicos: o Módulo de Protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). Com a utilização da ferramenta, os documentos e processos serão criados exclusivamente no formato digital e tramitarão de forma virtual. Serão realizados treinamentos nos campi para capacitar os servidores para o uso do novo sistema.

Para participar da capacitação é necessário realizar inscrição através do Sistema de Gestão de Eventos até sexta-feira (25). Os treinamentos irão acontecer nos laboratórios de informática de todos os campi, conforme cronograma abaixo. A primeira turma do Campus Sede, em Petrolina (PE), já foi preenchida, mas outra será ofertada posteriormente.

O módulo de protocolo pode ser utilizado por servidores e terceirizados. A chefia deverá solicitar o cadastro dos terceirizados, com abertura de chamado no Sistema de Suporte da Secretaria de Tecnologia da Informação (STI). Os servidores deverão realizar o autocadastro com o preenchimento de um formulário no SIPAC.

A autenticidade dos documentos será conferida através de assinatura digital. Os documentos que forem criados pelos terceirizados deverão ser assinados eletronicamente por um servidor. Todos os usuários poderão cadastrar documentos da sua unidade e proceder à tramitação. Os processos eletrônicos ainda serão abertos pelo Protocolo Central. Para solicitar abertura, o usuário deverá criar um memorando digital e enviar pelo sistema para o setor e dar prosseguimento na tramitação.

A nova ferramenta do SIPAC irá possibilitar que a Univasf aperfeiçoe a gestão de documentos públicos e se adeque às diretrizes do Processo Eletrônico Nacional (PEN), projeto coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. O PEN visa a obtenção de melhorias no desempenho dos processos da administração pública.

Segundo o pró-reitor de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, Bruno Cezar Silva, o novo sistema irá trazer celeridade à tramitação de documentos de maneira sustentável. “Sem a necessidade de utilizar o documento físico, teremos mais eficiência, agilidade e transparência, pois a tramitação acontecerá de maneira imediata”, afirma.

Cronograma dos treinamentos:

04/06 – 8h – Campus Ciências Agrárias

05/06 – 14h – Campus Juazeiro

06/06 – 14h – Campus Petrolina

08/06 – 8h – Campus Paulo Afonso

11/06 – 14h – Campus Senhor do Bonfim

14/06 – 8h – Campus Serra da Capivara